rechnungsgenerator/SPEZIFIKATION.md

System- & Architekturplanung

Django Abrechnungssystem für Therapie- und Sozialdienste

Diese Datei ist die Transkription der ursprünglichen Spezifikation (Architektur_Planung_Abrechnungssystem.pdf) nach Markdown. Verfeinerungen und Umsetzungsentscheidungen siehe UMSETZUNGSPLAN.md.

1. Projektübersicht & Zielsetzung

Das zu entwickelnde System ist eine webbasierte Abrechnungs- und Verwaltungssoftware (basierend auf dem Django-Framework) für ein Unternehmen im therapeutischen oder sozialen Sektor. Es verwaltet Auftraggeber, Therapeuten, Teilnehmer sowie die erbrachten Leistungen und generiert daraus monatliche E-Rechnungen.

Kernziel: Komfortable, automatisierte Abrechnung bei gleichzeitiger rechtlicher Absicherung des Softwareentwicklers. Dies wird durch das „On-the-fly"-Generatorkonzept erreicht, bei dem keine fertigen Rechnungsdokumente dauerhaft in der Datenbank gespeichert werden.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen

• E-Rechnungspflicht (ab 2025): B2B-Rechnungen in Deutschland erfordern ein maschinenlesbares Format. Das System nutzt das ZUGFeRD-Format (PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei nach EN 16931).
• GoBD & Revisionssicherheit: Um die Haftung des Entwicklers bezüglich der Manipulationssicherheit von Rechnungsdokumenten zu minimieren, fungiert die Software als Konvertierungswerkzeug. Die finale revisionssichere Ablage der exportierten PDFs obliegt dem Nutzer.
• Lückenlose Nummernkreise: Zur Erfüllung der buchhalterischen Pflichten führt das System ein Metadaten-Journal (InvoiceLog), welches die Vergabe fortlaufender Rechnungsnummern und Stornierungen dokumentiert.

3. Systemarchitektur & Datenmodell

Das Datenmodell ist so strukturiert, dass es die dreidimensionale Beziehung zwischen Auftraggebern (Rechnungsempfänger), Teilnehmern (Patienten/Klienten) und Therapeuten (Leistungserbringer) abbildet.

Entität (Model)	Beschreibung & Funktion
Auftraggeber	Bezahler der Leistungen (Ämter, Firmen, Privatzahler). Besitzt Stammdaten und empfängt die ZUGFeRD-Rechnungen.
Teilnehmer	Die Person, die die Dienstleistung in Anspruch nimmt. Ist fest einem Auftraggeber zugeordnet.
Therapeut	Der Leistungserbringer (z.B. mit Namenskürzel). Basis für die Leistungsstatistiken.
TherapySession	Das „Logbuch" der erbrachten Leistungen. Speichert Datum, Stundenanzahl und Stundensatz der jeweiligen Therapieeinheit. Verknüpft Therapeut und Teilnehmer.
InvoiceLog	Das Rechnungsjournal. Speichert keine Dokumente, sondern nur Metadaten: Rechnungsnummer, Datum, Auftraggeber, Gesamtbetrag und den Status (GÜLTIG/STORNIERT).

4. Kernprozesse

4.1 Leistungserfassung (Dateneingabe)

Um den Flaschenhals der manuellen Dateneingabe aus Papierlisten zu beseitigen, nutzt das System Django ModelFormSets. Dies ermöglicht eine tabellarische Bulk-Eingabe (ähnlich Excel), bei der eine Verwaltungskraft mehrere Therapie-Sitzungen für einen Therapeuten und Monat in einer einzigen Maske erfassen und speichern kann.

4.2 Rechnungslegung (On-the-fly Generierung)

Der monatliche Abrechnungsprozess verläuft wie folgt:

• Das System filtert alle nicht abgerechneten TherapySession-Einträge eines Auftraggebers.
• Es zieht die nächste freie Rechnungsnummer und erstellt einen Eintrag im InvoiceLog.
• Die Leistungen werden mit dieser Rechnungsnummer verknüpft (Feld abgerechnet_mit).
• Der ZUGFeRD-Generator baut die XML-Struktur auf und bettet sie in ein via WeasyPrint generiertes PDF ein.
• Das Dokument wird direkt dem Nutzer als Download ausgeliefert oder per E-Mail versendet, ohne als Datei auf dem Server verbleiben zu müssen.

4.3 Storno- und Korrektur-Workflow

Sollte eine Rechnung fehlerhaft sein (z.B. vergessene Stunden):

• Die bestehende Rechnung wird im System auf „STORNIERT" gesetzt.
• Ein Storno-Beleg mit neuer, eigener Belegnummer wird generiert.
• Die zugehörigen TherapySession-Einträge werden wieder freigegeben (Status „nicht abgerechnet").
• Nach Korrektur der Leistungsdaten wird eine neue, reguläre Rechnung mit der nächsten fortlaufenden Nummer generiert.

5. Controlling & Statistiken

Das System beinhaltet ein Dashboard für Management und Steuerberater. Die Aggregation der Daten erfolgt dynamisch über das Django ORM auf Basis der erbrachten Leistungen (TherapySession). So wird eine dreidimensionale Auswertung (Umsatz & Stunden) realisiert, ohne auf persistente Rechnungsdokumente zurückgreifen zu müssen:

• Nach Auftraggeber: Identifikation der größten Umsatzbringer (z.B. spezifische Ämter).
• Nach Teilnehmer: Übersicht der erbrachten Stunden pro Klient.
• Nach Therapeut: Leistungskontrolle und Grundlage für interne Provisionen/ Gehaltsabrechnungen.

6. Technologiestack

• Backend: Python / Django
• Datenbank: PostgreSQL (empfohlen) oder SQLite (für Entwicklung)
• PDF-Generierung: WeasyPrint (HTML/CSS zu PDF)
• E-Rechnung: factur-x / python-zugferd (für die XML-Struktur)
• Frontend: Django Templates, optional django-crispy-forms / django-tables2